Как пользоваться Техсменой
Техсмена — это приложение для владельцев спецтехники: экскаваторов, манипуляторов, кранов, самосвалов. Оно заменяет блокнот, пачку бумажных рапортов и вечер с калькулятором в конце месяца.
Приложение делает четыре вещи: считает деньги за каждую смену, собирает подписи прорабов, показывает, кто сколько должен, и в конце месяца одной кнопкой готовит счёт, акт и реестр смен.
Как устроена работа
Всё сводится к трём шагам. Первый делается один раз, второй каждый день, третий раз в месяц.
- 1Один раз: настройка, 5 минутДобавить свою технику со ставкой за час, заказчиков и свои реквизиты для документов.
- 2Каждый день: запись смены, 30 секундВыбрать машину и заказчика, указать часы, дать прорабу расписаться пальцем на экране.
- 3Раз в месяц: документы и деньгиСкачать счёт, акт и реестр для каждого заказчика, отметить пришедшие оплаты, посмотреть прибыль по машинам.
Первый запуск и настройка
При первом открытии приложение само подсказывает, что сделать. Три пункта — и можно работать. Галочки ставятся автоматически, по мере выполнения.
Если хочется сначала посмотреть, как всё выглядит с данными, нажмите «Открыть пример». Появятся две машины, три заказчика и месяц смен. Кнопкой «Начать своё» пример удаляется.
Добавление техники
Раздел «Моё» → «Добавить технику». Здесь задаются правила, по которым считаются деньги:
- Ставка за час — сколько вы берёте за час работы.
- Минимальный заказ — если отработали меньше, заказчик всё равно платит минимум.
- Подача — сколько часов на дорогу вы добавляете к счёту. Если не берёте за дорогу, поставьте 0.
- Машинист — будет подставляться в каждую смену автоматически.
Заказчики
Для каждого заказчика укажите название, ИНН, адрес и главное — срок оплаты в днях. По нему приложение поймёт, когда долг стал просроченным. Для частника хватит одного имени.
Мои реквизиты
ИНН, ОГРНИП, банк, БИК и расчётный счёт. Они попадают в счёт и акт. Там же выбирается НДС: без НДС для упрощёнки или 5, 7, 22%.
Пока реквизиты не заполнены, на экране документов висит напоминание.
Каждый день: запись смены
Главный экран — «Смены». Вверху итог месяца: сколько часов отработано и сколько заработано. Ниже жёлтая кнопка «Записать смену» и список смен по дням. Окошко с цифрами — счётчик отработанных часов за месяц, как моточасы на технике.
Если есть смены без подписи или заказчики задерживают оплату, приложение предупредит об этом прямо на главном экране.
Как записать смену
- Нажмите «Записать смену». Дата уже стоит сегодняшняя, машина и заказчик — как в прошлый раз. Если работали несколько машин, отметьте их все галочками.
- Укажите часы кнопками «−» и «+» (шаг полчаса) или впишите время начала, конца и обед — часы посчитаются сами.
- Внизу сразу видна сумма к оплате с объяснением, откуда она взялась.
- Дайте телефон прорабу: он пишет фамилию и расписывается пальцем. При желании сфотографируйте бумажный рапорт.
- Нажмите «Сохранить смену».
Экскаватор-погрузчик: 2 500 ₽/ч, минимальный заказ 4 ч, подача 1 ч. Работали с 8:00 до 17:30 с часовым обедом.
8,5 ч работы + 1 ч подачи = 9,5 ч × 2 500 ₽ = 23 750 ₽
Кто должен
Раздел «Долги» показывает, сколько вам должны всего и сколько из этого уже просрочено. Сверху заказчики, которые задерживают дольше всех.
Как считается просрочка
Оплаты закрывают смены по очереди, начиная с самых старых. Срок оплаты отсчитывается от даты акта, а если акта ещё не было — от дня смены. Когда срок вышел, а смена не оплачена, её сумма считается просроченной.
У ООО «СтройМонтаж» срок оплаты 14 дней. Смены 1, 5 и 20 сентября по 22 500 ₽. 10 сентября пришло 22 500 ₽. Сегодня 25 сентября.
Оплата закрыла смену 1 сентября. Смена 5 сентября не оплачена 20 дней при сроке 14 — просрочено 22 500 ₽, задержка 6 дней. Смена 20 сентября ещё в срок. Общий долг 45 000 ₽.
Когда пришли деньги, нажмите «Отметить оплату», выберите заказчика и впишите сумму. Долг сразу пересчитается.
Документы за месяц
Раздел «Документы». Выберите заказчика и период: прошлый месяц, текущий или свои даты. Приложение покажет, сколько смен, часов и на какую сумму попадёт в документы.
Кнопка «Скачать реестр, акт и счёт» делает один PDF-файл из трёх документов. Его можно сразу отправить заказчику в мессенджер или на почту. Можно скачать и каждый документ отдельно.
Номер документов ставится автоматически по порядку. Все выставленные документы сохраняются в списке ниже, их можно скачать повторно.
Что получается в файле
Прибыль по каждой машине
Раздел «Прибыль» отвечает на главный вопрос: сколько реально зарабатывает каждая машина. Выручка берётся из смен, расходы вы вносите сами.
Кнопка «Добавить расход»: выберите машину и что оплатили — солярку, ремонт, зарплату машинисту, лизинг или прочее.
Для каждой машины видно выручку, расходы, прибыль и прибыль с одного часа. По этой цифре удобно решать, поднимать ли ставку и выгодно ли держать машину.
Экскаватор: выручка 175 000 ₽, расходы 90 000 ₽ (солярка, ремонт, лизинг), отработано 62 часа.
Прибыль 85 000 ₽, с одного часа 1 371 ₽
Примеры расчёта смены
Экскаватор: 2 500 ₽/ч, минимальный заказ 4 ч, подача 1 ч.
| Ситуация | Работа | К оплате | Сумма |
|---|---|---|---|
| Обычная смена с подачей | 8 ч | 9 ч | 22 500 ₽ |
| Короткий выезд: 2 ч работы + 1 ч подачи = 3 ч, это меньше минимума | 2 ч | 4 ч | 10 000 ₽ |
| Смена без подачи (галочка снята) | 10 ч | 10 ч | 25 000 ₽ |
| Ставку для этого заказчика изменили вручную на 2 800 ₽ | 6 ч | 7 ч | 19 600 ₽ |
Частые вопросы
- Где хранятся мои данные?
- Сейчас — только на вашем устройстве, в браузере. Никто, кроме вас, их не видит. Раз в месяц сохраняйте копию: «Моё» → «Сохранить копию».
- Я поменял телефон. Как перенести данные?
- На старом телефоне «Сохранить копию», на новом «Загрузить копию» и выбрать этот файл.
- На объекте работали сразу несколько моих машин. Записывать каждую отдельно?
- Нет. В форме смены отметьте галочками все машины. Часы общие, но у каждой машины их можно поправить, ставка и машинист подставятся свои. Прораб расписывается один раз, а приложение само сохранит по смене на каждую машину — в акте и реестре они будут отдельными строками, как положено.
- Записываю смену, а нужного заказчика или машины нет в списке.
- Прямо в форме смены нажмите «+ Новый заказчик» или «+ Другая техника», впишите название — и он сразу выбран. Всё, что вы уже ввели в смене, останется. ИНН и реквизиты можно дописать потом в «Моё».
- Продал машину. Что будет со сменами?
- Откройте машину в «Моё» и нажмите «Удалить». Если по ней уже есть смены, она просто уберётся из списка, а смены, документы и прибыль останутся. Вернуть её можно там же.
- Ошибся в смене. Как исправить?
- Нажмите на смену в списке — откроется та же форма. Исправьте и сохраните, или удалите смену.
- Прораб отказался расписаться.
- Смену можно сохранить без подписи. Она будет помечена как неподписанная, а в реестре — выделена красным. Лучше приложите фото бумажного рапорта.
- Для одного заказчика у меня другая ставка.
- Ставка подставляется из карточки техники, но в каждой смене её можно поменять вручную.
- Какие документы делает приложение?
- Каждый месяц: счёт на оплату, акт оказанных услуг и реестр смен с подписями прорабов. Если вы платите НДС — ещё счёт-фактуру по форме 2026 года. По заказчику: типовой договор, акт сверки и претензию о долге.
- Нужна ли печать?
- Нет. С 2015 года печать для ООО и ИП не обязательна. Если заказчики привыкли к печати, загрузите её картинку в «Моё» → «Логотип, печать и подпись».
- Можно ставить подпись картинкой?
- Да, если это разрешено договором с заказчиком (п. 2 ст. 160 ГК РФ). В договоре из Техсмены такой пункт есть. Счёт-фактуру всё равно подписывают от руки.
- Подпись прораба пальцем на экране — это законно?
- Да, если в договоре с заказчиком написано, что такая подпись признаётся простой электронной подписью (ч. 2 ст. 6 закона № 63-ФЗ). В договоре из Техсмены это пункт 2.2. Поэтому начинайте работу с новым заказчиком с договора.
- Заказчик не платит. Что делать?
- Сделайте акт сверки и претензию («Документы» → «Ещё документы»). Отправьте претензию заказным письмом с описью. Если оплаты нет — можно идти в арбитражный суд через срок, указанный в договоре, или через 30 дней, если в договоре срока нет.
- Сколько хранить документы?
- Первичные документы хранятся не меньше 5 лет. Приложение держит данные на телефоне, поэтому раз в месяц сохраняйте копию в разделе «Моё».
- У меня несколько машин и машинистов. Как собрать смены вместе?
- Каждый машинист открывает Техсмену на своём телефоне и записывает смены с подписью прораба. Раз в день или раз в неделю он нажимает «Моё» → «Отправить смены владельцу» и шлёт файл вам в мессенджере или по почте. Вы нажимаете «Принять смены» — смены, долги и документы считаются у вас. Повторно присланные смены не задваиваются.
- Сколько это стоит?
- Первые 30 дней бесплатно, всё открыто, карта не нужна. После оплаты вы получаете ключ, привязанный к вашему ИНН, и вставляете его в «Моё» → «Тарифы и цены». Если пробный срок закончился, а тариф не выбран, все данные остаются: их можно смотреть, исправлять и сохранять копию. Дальше 390 ₽ в месяц до двух машин, 790 ₽ до пяти машин, 1 490 ₽ без ограничений. Все функции есть в каждом тарифе, разница только в количестве техники. При оплате за год два месяца в подарок. Тарифы — в разделе «Моё».
- Какой НДС ставить?
- Если вы на упрощёнке и доход за год до 20 млн ₽ — «без НДС». Если больше — уточните у бухгалтера ставку и выберите её в реквизитах. В документах НДС будет выделен из суммы.